Rimandare un compito impegnativo, accantonare gli impegni importanti e arrivare a una scadenza senza aver concluso il lavoro può diventare un’abitudine. La procrastinazione, però, non dipende da un’unica causa. Secondo Franco Fraccaroli, docente di Psicologia delle Organizzazioni all’Università di Trento, tra i fattori interiori possono esserci disorganizzazione e instabilità emotiva. A questi si aggiungono elementi ambientali, come le interruzioni e le notifiche, capaci di modificare continuamente priorità e programmi.
Per evitare che la giornata sia scandita dagli stimoli esterni, serve una capacità di autoregolazione sostenuta da una pianificazione efficace. Il primo passo consiste nel riconoscere che cosa accade quando si evita un’attività: possono aumentare ansia e sensi di colpa, mentre il tempo a disposizione si riduce. In alcuni casi prevale il rifiuto istintivo di affrontare compiti faticosi o spiacevoli; in altri si cerca soprattutto ciò che procura piacere, rinviando le esperienze meno gradevoli.
Tra le possibili cause ci sono anche la difficoltà a stabilire le priorità, soprattutto nei periodi più intensi, la tendenza ad affrontare i problemi nell’ordine in cui si presentano e il perfezionismo, che può portare a non concludere un’attività nel tentativo di migliorarla ancora. Anche la stanchezza e la convinzione di rendere al meglio solo sotto pressione possono alimentare il rinvio. In ogni caso, le scadenze prima o poi impongono di fare i conti con ciò che è stato lasciato in sospeso.
Come trasformare gli obiettivi in azioni
Per lavorare in modo più efficace è utile preparare una lista delle priorità, mantenere ritmi regolari, curare l’alimentazione e dormire a sufficienza. Davanti a un ostacolo, Fraccaroli suggerisce di osservare ciò che accade dentro e fuori di sé, chiedendosi quali pensieri e reazioni stanno accompagnando la difficoltà. L’obiettivo è evitare l’impulsività e adottare strategie capaci di ridurre l’ansia, mantenendo la direzione anche quando il compito comporta un costo emotivo o fisico.
Pianificare significa innanzitutto stabilire quanto tempo dedicare alle attività importanti o urgenti. È poi utile suddividere il lavoro in piccoli passaggi, perché il raggiungimento di mete intermedie può sostenere la motivazione. Un ulteriore strumento è prevedere in anticipo come reagire a situazioni specifiche, secondo lo schema «se accadrà X, allora farò Y». La pianificazione va verificata e, quando necessario, rimodulata: in questo modo intenzioni e azioni restano collegate anche di fronte agli imprevisti.
Per mantenere la concentrazione occorre gestire interruzioni e distrazioni. Può aiutare visualizzare il risultato finale e, quando serve, chiedere sostegno alle persone vicine. Un metodo pratico è il kanban, con tre colonne: «Da fare», «In corso» e «Fatto». I compiti vengono annotati su post-it e spostati man mano che procedono. È inoltre consigliabile lavorare in un luogo preciso, introdurre l’attività con un piccolo rituale e ripetere, per quanto possibile, le operazioni nello stesso ordine, riducendo così il numero di decisioni quotidiane.
Lista, routine e pause per restare concentrati
La lista dovrebbe indicare non solo che cosa fare, ma anche quando farlo. Le indicazioni riportate nel volume «Piccolo manuale degli obiettivi realistici» suggeriscono di non programmare più di sette o otto passaggi al giorno e di dedicare almeno 20 minuti a ciascuno, mettendo in cima le attività che richiedono più tempo e risorse. Per limitare le distrazioni si può lasciare il cellulare in un’altra stanza, silenziare le notifiche o usare la modalità aereo.
Anche la suddivisione del tempo in blocchi può favorire l’attenzione: per due ore di lavoro, il testo propone quattro cicli composti da 25 minuti di attività e cinque minuti di pausa. La concentrazione, tuttavia, non significa tenere aperte più attività contemporaneamente: compartimentare il lavoro e chiudere un «cassetto» prima di aprirne un altro aiuta a non disperdere energie.
Un recente studio pubblicato su Current Biology ha osservato un meccanismo simile anche nei macachi. Quando un’azione impegnativa prevedeva una ricompensa, ma anche un possibile disagio, come un getto d’aria sul viso, gli animali tendevano a temporeggiare. Dopo l’inibizione farmacologica del meccanismo che traduceva la previsione del disagio in un rallentamento dell’azione, i macachi agivano nonostante il fastidio. Il risultato suggerisce l’esistenza di un freno motivazionale di fronte ai costi previsti di un compito.
